仕事においてメールはなくてはならないツールです。
あなたの周りに、いつも読みやすいメールを送ってくる人や逆に何を言いたいのか全く分からないメールを送ってくる人はいませんか？
メールを単なる連絡手段とするか、人を動かすツールとするかは書き手のスキル一つです。
メールは誰もが使っているツールですので、メールの活用次第で人から一目置かれたり、無能の烙印を押されたりします。ですが、メールのスキルを鍛えようとする人は少ないです。だからこそ、あなたが頭一つ抜け出るチャンスでもあります。
結論：目的・読みやすさ・相手のアクションを意識する
結論から言うと、メールのスキルを鍛えるのは難しくありません。
下記３点を意識するだけでOKです。
- メールの目的を見失わないこと
- 読みやすいメールを書くこと
- 相手のアクションを意識すること
メールの例文を記事の最後に載せます。時間がない方は例文で雰囲気を理解して頂くだけでも変わると思います。
メールの目的を見失わないこと
メールを送る際には「なぜメールを送る必要があるのか」を考えましょう。
- 単なる連絡なのか
- 何か重要な報告なのか
- メールを受けて何か行動して欲しいのか
メール送るということの意図を明確にして、相手にも目的が伝わるようにしましょう。
読みやすいメールを書くこと
メールが読まれない主な要因は下記２点です。
- メール自体が読みにくい（体裁）
- 何を言いたいのかが分かりにくい（内容）
体裁/内容の両方が読みやすいメールのコツを以下に書きます。参考にしてください。
メールの体裁を整えるコツ
メールの体裁を整えるコツは以下の通りです。
- 項目が多い場合は箇条書きにする
- 内容に応じてブロック化する（空白行を挿入する）
- 「■」や「▼」などで章構成にする
適度に空白があったり、見出しがあることで読みやすさが各段に向上します。ひたすら文章を書き連ねるのは小説や感想文だけにしましょう。
メールの内容を分かりやすくするコツ
メールの内容を分かりやすくするコツは以下の通りです。
- 件名に結論や要点を記載する
- 要旨を先に記載する
- 内容は明確に書く
- 文章をコンパクトにする
少し補足しておきます。
件名に結論や要点を記載すると、何に関するメールか分かりやすくなります。
要旨を先に記載することで、後に続くメールの内容が頭に入りやすくなります。
内容を明確に書くことで、曖昧さを排除し、認識違いを減らせます。
文章をコンパクトにすることで、論点がズレにくく理解しやすさが向上します。
分かりにくいメールとは「読み手が考えないと理解できない」メールです。
- 何のメールか中を開くまで分からない
- メールを最後まで読まないと何を言いたいのか分からない
- 曖昧な記述が何を指しているか分からない
- 長文のせいで主語がどれで結果が何なのか分からない
相手のアクションを意識する
最後のポイントは「相手のアクション」を意識することです。
- メールを読んでどうすれば良いか明示する
- 行動を起こす場合、いつまでに何をすれば良いか明示する
つまり、メールを受け取った相手が何をすれば（しなくて）良いのかが分かる、ということです。
メールを受けた時に「返事が欲しいのか」「何もしなくて良いのか」悩んだことはありませんか？
単なる一方的な連絡なのか、返事が欲しいのか、など相手にして欲しいことを明示しましょう。
分かりやすいメールの例文
xxx株式会社 yyy様 aaa株式会社のbbbです。 いつもお世話になっております。 メールの書き方に関してご教示願いたく、メールさせて頂きました。 お手数ですが、以下内容をご確認頂き、返信をお願いします。 ■ご教示頂きたいこと ・メールの体裁を整えるコツ ・メールを読みやすくするコツ ・（ありましたら）メールの例文 ■希望返信期日 2021/12/31（金）15:00までに返信をお願いします。 ※対応が難しい場合も、その旨のご連絡をお願いします。 以上、よろしくお願いいたします。
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